Wie man mit einem Kassensystem Bar- und Kartenzahlungen gemeinsam annimmt
Eine Kasse fuer Bar- und Kartenzahlung, auch bei Splitzahlungen? Hier der Ablauf sowie Tagesabschluss und Trinkgeld im Detail.
Ein modernes Kassensystem erlaubt es, einen Verkauf abzurechnen und den Gesamtbetrag in derselben Transaktion auf Bar- und Kartenzahlung aufzuteilen -- beide Zahlarten werden gegen eine einzige Bestellung erfasst, sodass sich die Tagesabschluss-Summen automatisch abgleichen lassen, ohne Kasse und Kartenterminal manuell abzugleichen.
Warum beides in einem System statt in einem separaten Kartenterminal?
Viele kleine Geschaefte betreiben noch eine Bargeldkasse neben einem eigenstaendigen Kartenterminal, das nichts von der Kasse weiss. Das funktioniert, bis ein Kunde eine Rechnung splitten moechte oder bis zum Kassenschluss, wenn jemand die gedruckte Batch-Summe des Kartenterminals manuell mit der Bargeldzaehlung und den Papierbelegen des Tages abgleichen muss. Ein Kassensystem, das Bar- und Kartenzahlung gemeinsam verarbeitet, fuehrt einen Datensatz pro Bestellung, sodass die Zahlen ohne zweiten Abgleichsschritt uebereinstimmen.
Der tatsaechliche Ablauf: wie eine geteilte Bar-Karten-Zahlung funktioniert
Der Ablauf ist bei den meisten modernen Kassensystemen gleich: Bestellung wie gewohnt abrechnen, dann an der Kasse Split- oder Teilzahlung statt einer einzelnen Zahlart waehlen. Den Barbetrag eingeben, den der Kunde uebergibt -- etwa die Haelfte der Rechnung -- und das Kassensystem berechnet den verbleibenden Betrag. Der Kunde zahlt diesen Rest per Karte, und das System erfasst den Verkauf als eine Bestellung mit zwei verknuepften Zahlungen, statt zweier getrennter Transaktionen, die spaeter jemand von Hand zusammenrechnen muesste.
Tagesabschluss: ein Zahlensatz statt zwei
Genau hier zeigt sich der Vorteil eines kombinierten Kassensystems. Beim Kassenschluss sollte die Bargeldzaehlung mit dem an dem Tag erfassten Baranteil uebereinstimmen, und die Batch-Summe des Kartenanbieters mit dem Kartenanteil -- beide aus derselben Bestellhistorie, statt aus einem separaten Kartenterminal-Ausdruck und einer separaten Strichliste. Stimmen die beiden nicht ueberein, pruefen Sie das Bestellprotokoll eines Systems, statt einen Kassenbericht gegen einen unabhaengigen Terminal-Belegstreifen abzugleichen.
Wie Trinkgeld bei einer geteilten Bar-Karten-Rechnung funktioniert
Ein Kassensystem mit Trinkgeld und Splitzahlung sollte erlauben, ein Trinkgeld entweder auf den Bar- oder den Kartenanteil derselben Rechnung zu legen -- ein Kunde koennte bar Trinkgeld geben und den Rest mit Karte zahlen, oder umgekehrt. Bar- und Kartentrinkgeld getrennt auszuweisen ist bei der Auszahlung wichtig: Bar-Trinkgeld wird ueblicherweise direkt am Schichtende an das Personal ausgehaendigt, waehrend Karten-Trinkgeld meist ueber die Lohnabrechnung ausgezahlt wird -- vermischt man beides in der Auswertung, wird Auszahlung und Buchhaltung unnoetig kompliziert.
Worauf bei einem Kassensystem fuer Bar- und Kartenzahlung achten?
Pruefen Sie, ob das System echte Split-/Teilzahlung auf einer einzelnen Bestellung unterstuetzt (nicht nur "bar" oder "Karte" als getrennte Vollzahlungs-Optionen), ob es eine kombinierte Tagesabschluss-Ansicht liefert und ob Trinkgeld je Zahlart erfasst wird. Unsere Checkliste zur Kassensystem-Auswahl deckt den Rest ab, was Sie vor dem Kauf vergleichen sollten.
Kann ein Kunde teils bar und teils per Karte auf dieselbe Bestellung zahlen?
Ja, bei einem Kassensystem mit Split-/Teilzahlung -- das System nimmt den Barbetrag entgegen, berechnet den Restbetrag, und der Kunde zahlt diesen per Karte, alles gegen eine Bestellung.
Brauche ich trotzdem eine separate Bargeldkasse, wenn mein Kassensystem auch Karten annimmt?
Ja -- Sie bewahren weiterhin physisch Bargeld in einer Kasse auf; das Kassensystem erfasst nur beide Zahlarten gegen dieselbe Bestellhistorie, sodass Kassenzaehlung und Kartenbatch gegen einen Datensatz abgeglichen werden.
Wie funktioniert Trinkgeld, wenn eine Rechnung zwischen Bar und Karte geteilt wird?
Trinkgeld kann ueblicherweise auf den vom Kunden gewaehlten Anteil gelegt werden, und ein gutes Kassensystem weist Bar- und Kartentrinkgeld getrennt aus, damit die Auszahlung an das Personal korrekt bleibt.
Verlangsamt die Annahme beider Zahlarten den Bezahlvorgang?
Eine Splitzahlung abzurechnen dauert ein paar Sekunden laenger als eine einzelne Zahlart, ist aber schneller als zwei unabhaengige Transaktionen ueber eine separate Kasse und ein separates Kartenterminal abzuwickeln.