Kassensystem vs. Zahlungsterminal: Was ist der Unterschied?
Zahlungsterminal oder Kassensystem? Der Unterschied bei Hardware, Software und Kosten - und wann ein Kartenleser fuer Ihr Geschaeft nicht mehr reicht.
Ein Zahlungsterminal ist nur das Karten-Lesegeraet, das eine Transaktion abwickelt. Ein Kassensystem ist die komplette Software (plus Hardware), die Ihr Geschaeft im Alltag steuert - Verkaeufe, Lagerbestand, Kundentreue und Personal - und sich mit einem Zahlungsterminal verbindet, um die eigentliche Zahlung entgegenzunehmen. Diese Verwechslung ist einer der haeufigsten Fehler, wenn Ladenbesitzer anfangen, Preise zu vergleichen.
Was ist ein Zahlungsterminal?
Ein Zahlungsterminal (auch Kartenlesegeraet oder EC-Geraet genannt) ist ein Geraet mit genau einer Aufgabe: Es spricht mit dem Kartennetzwerk, prueft die Karte und ueberweist das Geld vom Konto des Kunden auf Ihres. Das war's. Manche Terminals stehen als eigenstaendiges Geraet auf der Theke, andere sind kleine Dongles, die an Tablet oder Handy angeschlossen werden. In beiden Faellen weiss das Terminal nicht, was verkauft wurde, an wen, oder ob der Kunde schon einmal da war.
Was ist ein Kassensystem?
Ein Kassensystem (POS, Point of Sale) ist die Software, die den eigentlichen Verkauf abwickelt - Artikelliste, Warenkorb, Rabatte, Steuer, Trinkgeld und Beleg - und meist noch deutlich mehr drumherum: Lagerbestand, Mitarbeiterkonten, Treuepunkte oder -stempel und Verkaufsberichte. Ein modernes cloudbasiertes Kassensystem laeuft auf Tablet oder Computer und verbindet sich fuer den Kartenzahlungs-Schritt einfach mit einem Zahlungsterminal. Das Kassensystem entscheidet, was berechnet wird; das Terminal bewegt nur das Geld.
Kassensystem vs. Zahlungsterminal im Vergleich
| Aspekt | Zahlungsterminal | Kassensystem |
|---|---|---|
| Aufgabe | Nur Kartenzahlungen abwickeln | Kompletter Verkauf: Artikel, Steuer, Trinkgeld, Belege, Berichte |
| Lagerbestand | Nein | Ja, meist mit Warnung bei niedrigem Bestand |
| Kundentreue | Nein | Haeufig eingebaut (Stempelkarten, Punkte, Gutscheine) |
| Mitarbeiterkonten | Nein | Ja, mit eigenen Logins und Rechten |
| Typische Kosten | Einmalige Geraetegebuehr + Gebuehr pro Transaktion | Monatliche Softwaregebuehr (teils kostenlos) + zusaetzlich ein Zahlungsterminal |
| Funktioniert allein? | Ja, fuer sehr einfachen, kleinen Verkauf | Ja, braucht aber trotzdem ein Terminal (oder einen Zahlungslink), um Karten anzunehmen |
Wie ein Zahlungsterminal in ein komplettes Kassensystem passt
Die beiden sind keine Konkurrenten - ein vollstaendiges Kassensystem ersetzt Ihr Zahlungsterminal nicht, es baut darauf auf. Sie schlagen den Verkauf im Kassensystem an (Artikel, eine eventuelle Teilzahlung, Trinkgeld, falls Sie das anbieten), das Kassensystem sendet den Endbetrag an das verbundene Terminal, der Kunde haelt oder steckt die Karte, und das Terminal bestaetigt die Zahlung zurueck an das Kassensystem, das dann den Beleg druckt oder verschickt und Lager sowie Treuepunkte automatisch aktualisiert. Muessen Sie eine Zahlung stornieren, laeuft die Erstattung selbst ueber das Kassensystem, nicht ueber das Terminal.
Wann braucht man wirklich ein komplettes Kassensystem?
Ein reines Zahlungsterminal kann fuer einen Marktstand, einen Einzelkaempfer-Pop-up oder wenige Verkaeufe pro Woche ohne etwas zu erfassen durchaus reichen. Sobald einer der folgenden Punkte zutrifft, kostet ein reines Terminal mehr an verlorenen Daten und Handarbeit, als ein Kassensystem-Abo kosten wuerde: Sie fuehren mehr als ein paar Dutzend Artikel und wollen wissen, was knapp wird; Sie wollen ein Treueprogramm, Gutscheine oder Stammkunden-Tracking; mehr als eine Person kassiert und Sie wollen sehen, wer was verkauft hat; oder Sie wollen einfach einen ordentlichen Monatsbericht statt eines Stapels Terminal-Belege. Dann lohnt sich der Blick auf Alternativen wie den Vergleich von RevYoMe mit anderen Kassensystemen.
Haeufig gestellte Fragen
Kann ich ein Zahlungsterminal ohne Kassensystem nutzen?
Ja. Viele sehr kleine oder mobile Betriebe arbeiten allein mit einem Terminal. Sie erfassen Verkaeufe, Lager und Stammkunden dann einfach von Hand statt automatisch.
Ist ein Kassensystem teurer als ein Zahlungsterminal?
Nicht zwingend. Viele Cloud-Kassensysteme haben einen kostenlosen oder guenstigen Tarif fuer einen Standort, und ein Zahlungsterminal braeuchten Sie ohnehin, um Karten anzunehmen - die Kassensoftware ist meist der kleinere Posten, nicht der groessere.
Ersetzt ein Kassensystem mein Zahlungsterminal?
Nein - es arbeitet mit einem zusammen. Das Kassensystem uebernimmt Verkauf, Artikel und Aufzeichnungen; das Terminal erledigt weiterhin die eigentliche Kartenzahlung. Die meisten Kassensystem-Anbieter verkaufen ein passendes Terminal oder verbinden sich mit Ihrem bestehenden.